Kimppakyyti töihin: näin jaatte polttoainekulut

”Kimppakyyti”-ryhmässä on ollut hiljaista kolme viikkoa, mutta kaikki tietävät tasan, mitä varten se on olemassa: jossain vaiheessa joku kysyy ”paljonko mä olen velkaa tästä kuusta?” eikä kukaan oikeasti tiedä vastausta. Kuljettaja muistaa hämärästi tankanneensa kolme tai neljä kertaa, yksi matkustaja vannoo jo maksaneensa ja toinen ei aidosti muista. Työkavereiden välisestä palveluksesta on hiljaa tullut pienen, jatkuvan jännitteen lähde.

Sama kohtaus toistuu lähes jokaisessa porukassa, joka kulkee samalla autolla töihin. Kimppakyyti on käytännöllinen, säästää kaikkien rahaa ja vähentää jopa ruuhkaa, mutta raha-asioista ei juuri koskaan sovita selvästi alusta asti. Ja juuri se epäselvyys – ei itse kimppakyyti – kuluttaa ajan mittaan työkavereiden ja naapureiden välejä.

Miten kimppakyydin polttoainekulut lasketaan

Käyttäkää kauden todellisia kuluja: laskekaa yhteen yhteisten kyytien polttoaine ja sovitut pysäköinti- ja muut maksut. Jakakaa sitten summa kimppakyytiä käyttäneiden määrällä kuljettaja mukaan lukien.

hinta per henkilö = (polttoaine + pysäköinti + muut maksut) ÷ osallistujat

Pitäkää kirjaa myös siitä, minä päivinä kukin oli kyydissä. Vakiintuneelle porukalle opas ryhmän kulujen jakamiseen ilman stressiä auttaa pitämään kuukausisaldon läpinäkyvänä.

Miksi työmatkakulujen jakaminen eroaa illallislaskun jakamisesta

Illallislaskun jakaminen on helppoa: kaikki istuvat pöydässä, summa on yksi ja maksu tapahtuu siinä paikassa. Työmatkan kimppakyyti on erilainen ongelma, koska kyse on toistuvasta, päivittäisestä kulusta, jonka yksi ihminen (kuljettaja) maksaa joka kerta etukäteen ja josta useampi hyötyjä maksaa osuutensa takaisin myöhemmin.

Asetelma luo kolme kitkakohtaa, joita kertaluonteisessa jaossa ei ole. Ensinnäkin yhden kyydin summa on liian pieni perittäväksi heti, joten summat kasautuvat helposti; kukaan ei halua lähettää parin euron MobilePay-maksua joka ikinen päivä. Toiseksi polttoainekulu vaihtelee (ruuhkat, polttoaineen hinta, ilmastointi tai talvella lämmitys), joten ”paljonko se maksaa” ei ole koskaan kiinteä, itsestään selvä luku. Kolmanneksi poisjäännit, arkipyhät ja etäpäivät sotkevat laskut: pitäisikö päivän väliin jättäneen maksaa sama kuin muiden?

Ilman selkeää sopimusta yleensä kuljettaja häviää eniten, koska hän kantaa auton kulumisen, ajamiseen käytetyn ajan ja sen, että rahat lähtevät ensin hänen taskustaan. Matkustajat taas hyvistä aikeista huolimatta putoavat helposti kärryiltä siinä, paljonko ovat jo maksaneet, ja siitä syntyy kalvava tunne: ”ai niin, olinko mä tässä jotain velkaa?”

Miten kimppakyydin jako järjestetään ilman kiusaantumista

Hyvä uutinen on, että ongelmaan on yksinkertainen ratkaisu, kunhan porukka sopii säännöistä etukäteen eikä vasta kesken riidan siitä, kuka ”aina unohtaa maksaa”.

Laskekaa kiinteä hinta per kyyti, ei per tankkaus

Sen sijaan, että jakaisitte jokaisen tankkauksen hinnan (joka vaihtelee ja on vaikea seurata), laskekaa keskimääräinen hinta yhtä kyytiä kohden. Ottakaa työmatkan pituus, kertokaa se auton keskikulutuksella (l/100 km), jakakaa sadalla ja kertokaa nykyisellä litrahinnalla. Lisätkää tarvittaessa pysäköinti ja jakakaa summa autossa olevien määrällä kuljettaja mukaan lukien. Pyöristäkää selkeään lukuun. Kiinteä hinta per kyyti on paljon helpompi muistaa ja periä kuin kaiken laskeminen uudelleen aina, kun joku tankkaa.

Myös kuljettajan pitää kuulua jakoon

Yleinen virhe on vapauttaa kuljettaja jaosta, ikään kuin ajaminen olisi hänen osuutensa. Se tuntuu aluksi reilulta, mutta käytännössä kuljettaja maksaa silloin suuremman osan kulusta, josta kaikki hyötyvät tasapuolisesti. Tasapainoisempi tapa on, että kuljettaja ”maksaa” myös oman osuutensa ja kerää vain muiden osuudet takaisin. Näin matkan taloudellinen taakka jaetaan oikeasti, ei pelkästään ajamisen vaiva.

Tasatkaa kerran kuussa, ei jokaisen kyydin jälkeen

Kahden tai kolmen euron periminen joka päivä on hankalaa ja unohtuu helposti. Käytännössä toimii paremmin, kun jokainen kyyti kirjataan kuukauden aikana ja koko summa tasataan kerralla kauden lopussa. Se vähentää maksujen määrää, helpottaa kaikkien seurantaa ja muuttaa mahdollisen päivittäisen harmin yhdeksi kivuttomaksi tasaukseksi.

Sopikaa poisjäänneistä ja arkipyhistä

Sopikaa alusta asti yksinkertainen sääntö: ajoissa (esimerkiksi edellisenä iltana) peruva jätetään sen päivän jaosta pois; ilmoittamatta peruva maksaa silti osuutensa, koska auto ajaa matkan joka tapauksessa, oli matkustaja kyydissä tai ei. Arkipyhät ja etäpäivät eivät yksinkertaisesti kuulu laskelmaan, koska matkaa ei ajeta. Selkeä sääntö estää sen, että ”hups, unohdin ilmoittaa” muuttuu toistuvaksi tekosyyksi.

Kirjatkaa jokainen kyyti, niin kenenkään ei tarvitse luottaa muistiin

Työmatkan kimppakyydin suurin kitkan lähde ei ole itse summa vaan epävarmuus. ”Mä taisin jo maksaa”, ”mä taidan olla jotain velkaa”, ”en muista, olinko kyydissä tällä viikolla” ovat juuri niitä lauseita, jotka ilmestyvät, kun luotettavaa kirjanpitoa ei ole. Esimerkiksi TakeControl hoitaa tämän yksinkertaisesti: jokainen kirjaa kyydit ja maksut, sovellus laskee kaiken automaattisesti yhteen ja näyttää ryhmän kaikkien välisen saldon – ilman taulukoita tai päässälaskua kuun lopussa.

Mitä kannattaa välttää yhteisellä työmatkalla

Muutama tapa vaikuttaa aluksi harmittomalta, mutta juuri ne muuttavat käytännöllisen kimppakyydin stressin lähteeksi.

Tasauksen lykkääminen ”joskus myöhemmin”. Mitä pidempään tasausta ei tehdä, sitä vaikeampi on muistaa, kuka maksoi mitäkin, ja sitä todennäköisemmin joku menettää rahaa edes huomaamatta.

Säännöistä sopiminen vasta ensimmäisen kyydin jälkeen. Kun hinta, maksutapa ja poisjääntien käsittely lyödään lukkoon ennen ensimmäistä päivää, näitä keskusteluja ei tarvitse käydä myöhemmin, kun ilmassa on jo jännitettä.

Kimppakyydin sekoittaminen maksulliseen kuljetuspalveluun. Yhteisen työmatkan todellisten kulujen jakaminen työkavereiden kesken on tavallinen, epävirallinen järjestely; tilanne muuttuu vasta, jos siitä tulee kiinteä, paikkakohtainen maksu, jota pyöritetään kuin liiketoimintaa. Kun sopimus pidetään kulujen jakamisena eikä ”kyydin hintana”, asiat pysyvät yksinkertaisina ja asianmukaisina.

Kuljettajan vaihtaminen ilman uutta laskelmaa. Jos porukassa ajetaan vuorotellen, kulutus ja kuluminen vaihtelevat autosta toiseen. Jako kannattaa päivittää, kun auto vaihtuu, eikä pitää kiinteää lukua, joka sopi vain edelliselle autolle.

Milloin sopimus kannattaa kirjoittaa ylös

Pienissä kahden tai kolmen hengen porukoissa, joissa kaikki tuntevat toisensa hyvin, suullinen sopimus yleensä riittää. Mutta kun porukka kasvaa tai kyytiin alkaa tulla ihmisiä eri osastoilta, jotka eivät tunne toisiaan kovin hyvin, säännöt kannattaa kirjoittaa ylös – vaikka vain kiinnitetyksi viestiksi ryhmäkeskustelun yläreunaan: hinta per kyyti, maksutapa (esimerkiksi MobilePay), kuukausitasauksen takaraja ja poisjääntien käsittely. Näin jokaisen uuden kimppakyytiläisen ei tarvitse oppia sääntöjä kantapään kautta, kyselemällä muilta tai, mikä pahempaa, huomaamalla myöhemmin toimineensa väärin.

Sovittua hintaa kannattaa myös tarkistaa aina välillä. Polttoaineen hinta muuttuu, reitti voi muuttua, jos joku muuttaa, ja puoli vuotta sitten järkevä hinta voi olla tänään vanhentunut. Lyhyt tarkistus kerran vuosineljänneksessä tai aina, kun polttoaineen hinta muuttuu selvästi, pitää jaon reiluna ilman, että kenenkään tarvitsee valittaa ensimmäisenä.

Sopimus on tärkeämpi kuin auto

Loppujen lopuksi yhteistä työmatkaa ei pidä kuukausia tai jopa vuosia pystyssä auto tai reitti vaan sen taustalla oleva raha-asioiden sopimus. Porukka, joka sopii selkeät säännöt, kirjaa jokaisen kyydin ja tasaa ennustettavasti, saa nauttia kaikista kimppakyydin eduista – säästöistä, pienemmästä ruuhkasta ja yhteisestä jutteluajasta – ilman, että rahasta tulee kiusallinen puheenaihe joka perjantai. Alle kymmenen minuutin keskustelu säästää kuukausien ”hetkinen, paljonko mä oikeasti olen sulle velkaa?” -pohdinnoilta.